כל אחד מאיתנו מכיר את חבילת היישומים של מיקרוסופט אשר עומדים תחת התוכנה של אופיס. כבר למעלה מעשרים שנה מדובר בתוכנה הכי חשובה עבורנו, בכל מה שקשור לכתיבת תכנים, כתיבת מצגות, יצירת טבלאות וכדומה. אין מי שלא משתמש בה, בין אם זה לשירות אישי ובין אם זה לשירות מקצועי.
אופיס במבנה הרגיל שלה, היא תוכנה שיושבת על המחשב ואנחנו יכולים להשתמש ביישומים השונים שלה רק על גבי המחשב הנ"ל. מצד אחד, זה הגיוני מאחר והתוכנה יושבת על אותו מחשב, מצד שני, זה קצת בעייתי מאחר ואם אנחנו רוצים להשתמש בה במקומות שאין את התוכנה, או שאנחנו רוצים לפתוח קבצים שייצרנו במחשבים שונים, אנחנו לא יכולים לעשות את זה, אלא אם אנחנו מעבירים אותם בדרכים שונות.
לשם כך בדיוק יצרה חברת מיקרוסופט את אופיס 365. מדובר בחבילת יישומים שמותאמת לצרכים מקצועיים, לכן גם מרבית השימוש בתוכנה מתבצע בקרב עסקים ובעלי מקצוע שונים, כשהיתרון הבולט שלה וההבדל העיקרי אל מול תוכנות אופיס רגילות הוא, שהתוכנה נמצאת למעשה על מחשב ענן.
כלומר, התוכנה נמצאת על שרת חיצוני ולא על מחשב ספציפי. בצורה כזו כל אחד יכול להשתמש בה, בכל עת ובכל זמן. צריך לומר, מאחר ומדובר בתוכנה שמיועדת בעיקר לעסקים, הרי שיש בה גם חבילות שמותאמות לעסקים קטנים וגם כאלה שמותאמות לעסקים בינוניים וגדולים, אך מעבר לזה, מדובר בתוכנה שמכילה יישומים ספציפיים לעסקים, דברים שבתור משתמשים פרטיים אנחנו לא באמת צריכים.
מי שרוכש את החבילה של אופיס 365, מקבל אפשרות להתקין את התוכנה על גבי מספר מחשבים ולא רק על גבי מחשב אחד. בצורה כזו, הוא יכול לעבוד עליה על מספר מחשבים בו זמנית ועל הדרך גם לאחסן את כל המסמכים, את כל הנתונים על גבי שירותי מחשוב ענן שפתוחים עבורו על גבי מכשירים שונים.
לפני שאנחנו ממהרים לרכוש תוכנה שכזו, חשוב לבדוק מה היישומים הנדרשים לנו וכיצד אנחנו יכולים להשתמש בהם בצורה אפקטיבית. זאת על מנת שנעשה בהם את השימוש הטוב ביותר עבורנו.