איך להפסיק לבזבז זמן: 7 טיפים לניהול זמן עבודה באמצעות אפליקציות
אם גם אתם לעיתים מרגישים כאילו שעות העבודה שלכם חמקו כמו חול מבין האצבעות, אתם לא לבד. בעידן שבו כל אחד מאיתנו מוקף באינסוף גירויים, יש מקום לשאול את השאלה: “איך לעזאזל מצליחים לנהל את הזמן שלנו?” אז, אם אתם מוכנים לקחת את ניהול הזמן שלכם לשלב הבא ולהשתמש באפליקציות שיעזרו לכם, הגעתם למקום הנכון.
1. מהאפליקציות המובילות ועד טיפים שלא ידעתם עליהם
שוק האפליקציות בניהול הזמן הוא עצום, אם לא אמרנו מפלצתי. אך אל דאגה, אנחנו כאן על מנת לפרק אותו לכמה חלקים קלים לעיכול. הנה מה שכדאי לדעת:
- Todoist – “לנהל משימות זה קל, במיוחד כשיש לך אפליקציה שמזכירה לך שאפילו לקפל את הכביסה זו משימה.”
- Trello – “מעולה לארגון פרויקטים בצורת לוחות, ואם יש לכם משימות שלא זוכרים מהן, כאן זה המקום.”
- Clockify – “רוצים לדעת לאן נעלם הזמן שלכם? Clockify יכול להראות לכם איך אתם מבלים כל דקה.”
- Focus@Will – “מוזיקה מעוררת השראה להשגת מטרות? זה בדיוק מה שצריך כדי לעבור לטווילייט זון של הריכוז.”
2. לקבוע מטרות – ותמיד עוף על זה!
מטרות הן כמו מפה בזמן, ומי לא אוהב מפות? אפשר לברוח מהן, אבל אם רוצים להגיע ליעד – כדאי להיעזר בהן. חישבו על מטרות יומיות, שבועיות וחודשיות. שתיים מהן במיוחד:
מטרה יומית
בחרו יום אחד בשבוע כדי להוריד את הכבדה. קחו לכם יום דל משימות (שזה לא אומר לעשות כלום). השקיעו זמן במטרה אחת קריטית.
מטרה חודשית
לפרויקטים מורכבים, קביעת מטרה חודשית יכולה לשדרג לכם את כל החוויה. זה כמו לחזות מראש איזה משחק גולש טלוויזיה ימשך לנצח.
3. השיטה של פומודורו – קוטעים את הקטיעה!
שיטת פומודורו משנה את כל התמונה של ניהול הזמן. איך זה עובד? פשוט מאוד: עובדים במשך 25 דקות, ואז לוקחים הפסקה של 5 דקות. לאחר 4 מחזורי עבודה, לכו לשתות קפה – אבל אל תהפכו את ההפסקות לגמרי לדציבלים של “אני בשיח עם החבר’ה”.
4. כיצד לנהל את הגירויים שלכם?
עסקנו בעבודה עם אפליקציות ובחתירת לקיום זמנים. אך מה לגבי הגירויים הלא נגמרים שמסביבכם? כדי להצליח, עליכם לשאול את עצמכם:
- האם אני באמת צריך את ההודעה הזו בזמן עבודה?
- האם הווידיאו ביוטיוב שעל המסך באמת עונה על צורך מובהק או שזו דרך להימנע?
שקלו לנתק התראות לא הכרחיות, כך שתוכלו לשמור על ריכוז טוב – זה כמו להפריע לפיות בזמן המדיטציה שלהם!
5. סינכרון עם צוות העבודה – כדי שתהיו במלוא המהירות!
כדי לנהל זמן בצורה אפקטיבית וכדי שכל אחד ימצא את מקומו, חשוב לשתף נתונים עם הצוות. בעזרתה של אפליקציית Slack או Microsoft Teams, תוכלו לקבוע מחסומים, להעביר עדכונים ולעקוב אחרי מהלכים מתקדמים.
האם כל כנסת דתית צריכה אפליקציה?
בעצם צריך להתייחס למושג “רמת אקטיביות” – וברור ששיתוף פעולה יגביל את הדואר המיותר של משהו דחוף שחוזר על עצמו.
6. סוד המעקב
שיטת המעקב היא אחד מהכוכבים הקיימים בעולם הזה. מעקב אחר העבודה שלכם יעזור לכם להבין מה עובד ומה לא. נסו את RescueTime – היא מציינת כמה זמן אתם מבלים בכל אפליקציה ואיך אתם מבלים את זמנכם בעבודה.
7. טיפים נוספים שיגרמו לכם להרגיש סופרמן
כמה טיפים נוספים:
- לכוon את הפעמים ביום אומרים למישהו שאתם עסוקים, כדי להגביר את הרצינות.
- יצרו לעצמכם מרוח נוחה ולבשו בגדים מתאימים (כן, לא כולם רואים אתכם בבית!).
- אל תשכחו לגמול את עצמכם על העבודות – היכן ההנאה?!
שאלות נפוצות:
1. איזה אפליקציה היא הכי טובה לניהול זמן?
זוהי שאלה של העדפה. Todoist וטrello מצטיינים בסטנדרטים שונים.
2. האם צריך לשלם על אפליקציות ניהול זמן?
לא בהכרח. יש אופציות חינמיות מצוינות! היה חכם!
3. איך אני יכול לגרום לצוות שלי להשתמש בניהול זמן?
יש לעודד מחויבות ולחנך על יעילות – זה כמו להביא תפוח לעבודה!
4. מה עושים כשאין מוטיבציה?
השקיעו בעניין ובאמת – אם מדובר בבנק, תיכנסו, ותצאו בלי משימות!