תארו לעצמכם שאתם מגיעים לאירוע יחד עם מאות משתתפים נוספים. אתם נכנסים אל המקום שאליו הוזמנתם ומייד מופנים אל עמדה של רישום לכנסים, בה אתם יכולים לציין שאכן הגעתם ומייד מוספים למאגר השמות של הנוכחים. הקידמה והטכנולוגיה מקבלים את פניכם ומסייעים רבות לאנשים שאחראים על ארגון הכנס, מה שבוודאי גם מייצר לוח זמנים ש"דופק כמו שעון" ואכן כל האירועים בתוכנייה מתחילים ומסתיימים בדיוק בזמן. איך זה קורה? כאשר הרישום לכנס מתבצע בצורה חכמה, ניהול העניינים הופך לפשוט וקל.
מי צריך רישום לכנסים?
ארגון של כנסים דורש הרבה יותר משליחה של כמה מיילים. כאשר מדובר ביום השתלמות, על אחת כמה וכמה. היום צריך "לתקתק" כמו שצריך וכל חלק וחלק בו צריך להתחיל בזמן. כאשר רישום לכנסים נעשה בדרך חדשנית וממוחשבת, ניתן לבדוק כמה אנשים הגיעו, כמו גם לוודא כי התוכנית עובדת כמתוכנן וחלוקת הזמן אכן מתאפשרת. הרישום לכנס נעשה כחלק מקבלת הפנים של האנשים המשתתפים ומקנה תחושה יוקרתית, של כנס באווירה חדשנית ובעיקר לאור העמדות המתקדמות אשר בהעברת כרטיס הדומה לאשראי, מאפשר את רישום ההגעה. לאחר הרישום, ניתן להפיק תגי שמות, כרטיסים ממותגים ואפילו מדבקות – כל האביזרים הנחוצים ליצירת "מינגלינג" עסקי כראוי.
אילו עוד שירותים כדאי להעניק למשתתפים?
במסגרת החדשנות של הפקת הכנס באמצעים כמו עמדות רישום מתקדמות, ניתן להשתמש במערכת שמאפשרת ניהול נבון של הכנס עצמו והפקת לקחים לכנסים הבאים. כאשר מתבצע רישום לכנסים בעזרת הטכנולוגיה החדשה, מופקים כרטיסים שמעניקים הרשאות שונות למשתתפים ומעניקים אפשרות לוודא כי הם אכן עוברים דרך כל התחנות הרלוונטיות עבורם. אלו יכולות להיות תחנות כמו קבלת הפנים, הרצאות שונות, עמדות עם הטבות ואפילו גביית תשלומים.
תוספת של שירות הניתן על ידי דיילות, מוסיף יעילות לארגון הכנס, אנושיות ויחס חם לבאים והוא גם מזרז את תהליך הרישום עוד יותר. מכיוון שלמעשה כל הנתונים החשובים והרלוונטיים על יום ההתכנסות והמשתתפים בו, נרשם במערכת הממוחשבת – ניתן לייצר דו"חות ולייעל תהליכי ארגון של כנסים בהמשך הדרך, לאור האינפורמציה הרבה והפקת הלקחים שניתן לבצע.